Segundo a definição oficial dada pelo Portal da Nota Fiscal Eletrônica do Ministério da Fazenda, uma nota fiscal eletrônica é “um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do fato gerador.”
Ou seja, a NF-e é um modelo de documento fiscal, de existência apenas digital. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital, que foi criado para substituir a nota fiscal modelos 1/1-A, havendo a previsão de estender a substituição a outros modelos de notas fiscais. A Nota Fiscal Eletrônica tem validade em todos os Estados da Federação e já é uma realidade na legislação brasileira desde outubro de 2005.
Vantagens
A Nota Fiscal Eletrônica proporciona benefícios a todos os envolvidos em uma transação comercial.
1- Para os emitentes da Nota Fiscal Eletrônica (vendedores) podemos citar os seguintes benefícios:
- Redução de custos de aquisição de papel;
- Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais.
- GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos: a NF-e é um documento eletrônico e não requer a digitalização do original em papel, o que permite a otimização dos processos de organização, guarda e gerenciamento de documentos eletrônicos, facilitando a recuperação e intercâmbio das informações;
- Simplificação de obrigações acessórias.
- Redução de tempo de parada de caminhões em Postos de fiscalização;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B). O B2B (business-to-business) é uma das formas de comércio eletrônico existentes e envolve as empresas (relação “empresa – à – empresa”). Com o advento da NF-e, espera-se que tal relacionamento seja efetivamente impulsionado pela utilização de padrões abertos de comunicação pela Internet e pela segurança trazida pela certificação digital.
2 - Para as empresas destinatárias de Notas Fiscais (compradoras), podemos citar os seguintes benefícios:
- Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias, uma vez que poderá adaptar seus sistemas para extrair as informações, já digitais, do documento eletrônico recebido. Isso pode representar redução de custos de mão-de-obra para efetuar a digitação, bem como a redução de possíveis erros de digitação de informações;
- Planejamento de logística de recepção de mercadorias pelo conhecimento antecipado da informação da NF-e, pois a previsibilidade das mercadorias a caminho permitirá prévia conferência da Nota Fiscal com o pedido, quantidade e preço, permitindo, além de outros benefícios, o uso racional de docas e áreas de estacionamento para caminhões;
- Redução de erros de escrituração devido à eliminação de erros de digitação de notas fiscais;
- GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- Incentivo a uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B);
3 - Benefícios para a Sociedade:
- Redução do consumo de papel, com impacto positivo em termos ecológicos;
- Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias;
- Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas;
- Surgimento de oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados a NF-e.
4 - Benefícios para os Contabilistas:
- Facilitação e simplificação da Escrituração Fiscal e contábil;
- GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- Oportunidades de serviços e consultoria ligados à NF-e.
5 – Benefícios para o Fisco:
- Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal;
- Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos;
- Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito;
- Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação sem aumento de carga tributária;
- GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
- Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da Receita Federal e demais Secretarias de Fazendas Estaduais (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED).
Abaixo algumas das perguntas mais frequentes sobre a implementação e uso da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):
Até quando será permitido usar a nota fiscal tradicional?
Fabricantes de medicamentos, frigoríficos e distribuidores de combustíveis e cigarros são alguns dos negócios que já têm obrigação de emitir o documento em formato eletrônico. Desde o início de abril do ano passado, entraram também empresas distribuidoras de vários outros segmentos. Setembro foi o prazo final para fabricantes de cosméticos, de equipamentos de informática e laticínios, por exemplo. A lista completa dos setores está disponível nos sites das secretarias de Fazenda de cada estado.
O que muda para as pequenas e médias empresas?
A nota fiscal eletrônica aumentará a capacidade do Fisco de combater a sonegação. Hoje, com a nota em papel, a fiscalização acaba acontecendo de forma reativa, quando os funcionários da Receita batem à porta da empresa para averiguar com lupa todos os dados fiscais e contábeis. Com a nota eletrônica, a possibilidade de vigilância passa a ser online, permanente e em tempo real.
O que acontece se o sistema não for implantado ou não funcionar?
Ao emitir uma nota eletrônica, o sistema varre os dados da rede. Se houver irregularidades na situação do comprador ou do vendedor, a emissão não é efetuada. E, sem nota fiscal, a mercadoria não circula, bem, pelo menos não legalmente.
Há ganhos em produtividade ou custos?
Com o fim da papelada, é possível diminuir em até 80% os custos com a emissão de notas físicas. Outro ganho possível está na logística. A nova documentação fiscal, dotada de código de barras, torna mais ágil a conferência em postos rodoviários do Fisco e reduz o tempo das viagens. Há outros motivos para pequenas ou médias empresas que não são obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica aderirem voluntariamente ao sistema? Sim. Boa parte das grandes empresas já trabalha com nota fiscal eletrônica. Os especialistas acreditam que, num médio prazo, elas devem dar preferência a fornecedores que também façam suas emissões eletronicamente, incluindo os de pequeno e médio porte.
Quais os obstáculos para a implantação?
Um ponto nevrálgico é a base de dados. É preciso passar um pente-fino nas informações cadastrais dos clientes e fornecedores, o que significa conferir endereço, CNPJ e razão social de cada um. Manter um banco de informações correto e atualizado é um ponto fraco na maioria das empresas ? pequenas ou não. Com a automatização, o sistema não executa a operação caso haja incompatibilidade entre os dados que constam na nota e aqueles do Fisco ? da mesma forma que o sistema dos bancos rejeita uma transferência de dinheiro pela internet se o CPF do beneficiado for preenchido errado.
Qual o custo para preparar uma pequena ou média empresa para a mudança?
As secretarias da Fazenda oferecem um software gratuito para emissão de nota fiscal, sem limite de utilização. Além disso, há no mercado uma ampla oferta de tecnologias para empresas de pequeno e médio porte, cobradas por utilização. Os pacotes podem incluir, além da implantação do software, treinamento dos funcionários, armazenamento das notas (obrigatório por cinco anos) e integração com outros sistemas da empresa, como os de gestão financeira e de planejamento de produção. Os custos variam, mas há soluções a partir de 20 centavos por nota emitida.
Quem deve conduzir a implantação do Sped nas empresas?
Os especialistas dizem que, nas pequenas e médias empresas, a implantação deve ser acompanhada pelo próprio dono ? as mudanças necessárias podem ser uma ótima oportunidade para o empreendedor rever processos, reduzir custos e aumentar a eficiência dos negócios.
Esta foi apenas uma breve apresentação sobre a NF-e. Porém, no site oficial do projeto você encontra tudo sobre o assunto: http://www.nfe.fazenda.gov.br/.
Fonte: Este artigo tem por base os arquivos do site da Fazenda.gov, do Portal da Nota Fiscal Eletrônica:http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal.